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律师事务所品牌主管的日常

——以律所活动为例

  • 作者:向云霞
  • 来源:贵州君跃律师事务所(微信号:junyuelvshi)640.webp (3).jpg

在写这篇文章之前,我一直在纠结要不要矫情的先来一段自我介绍,如来到君跃将近三年,在律所行政助理岗位上工作了近两年,2017年,又在律所品牌管理岗位工作了一年。

我也一直在犹豫要不要给大家介绍我在品牌管理工作上的具体职责,如“负责律所微信公众平台运营、网站维护与改版升级、宣传册制作、文件制作(排版、美化)、事务所宣传PPT修改、礼品、名片、办公用品、台历定制、优化律所办公环境、微场景制作、摄像、筹备活动等等。”

事实上,在我纠结和犹豫的时候,我相信你应该大概了解我在律所干什么了吧?

现在说回正题,相信很多律所的行政支持团队都有过策划筹备律所活动的经历和经验,今年我也非常有幸能够参与策划筹备君跃几场大型活动,现就其中一场活动——“点赞不如相见”—— 华政·哈佛首期“律所领导力与发展战略培训班”2017年同学会为例,跟大家分享一下我在筹备活动中的一些认识,以期抛砖引玉。

筹备律所活动,我究竟做了什么

进行活动策划就必须要有这样的观念:活动没有彩排,只能现场直播。所以在活动开始前,往往需要花费几个月的时间来准备活动启动事项。今年7月15日举行的大型活动“点赞不如相见”—— 华政·哈佛2017年同学会贵阳站,我们的活动筹划是从5月14日开始的,一开始真的压力山大,因为从主任那里了解到,这场活动会聚集很多律界大咖,除了之前策划过的“君跃有约”,像这种大型的活动确实是头一次,虽然心里是战战兢兢的,但再难也得硬着头皮做,因为这是一次经历也是一次成长。

在策划“同学会”活动前我会先了解活动背景,思考并确定活动主题,需要注意的是活动主题要与活动背景保持一致。

活动主题明确后开始制作“同学会”日程安排计划(如下图),日程安排计划要涉及到活动时间、地点及具体事项,需要注意的是在制作日程安排计划前要对周边环境较好的酒店、饭店及旅游景点进行比选。

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当日程安排计划确定后就开始制作“同学会”活动策划方案,策划方案建议包含以下内容:时间、地点、主题、活动文案、日程安排、入住酒店简介、集体活动路线、景点简介、美食推送、观看的歌舞剧简介、路线指引、费用预算、其他事项说明及温馨提示等,当然,方案涉及的内容还得根据具体活动视情况而定。

“同学会”活动策划方案确定后,还要制作律所内部人员分工协作方案,在“同学会”活动中我们将律所的小伙伴按两大类进行分类。

第一类:按照工作职责、内容划分,分为接待小组、茶歇小组、宣传小组、设备支持小组及全天协调人员;

第二类:按照服务时间划分,分为7月14日协助小组、7月15日接送小组、7月15日家属陪同小组、7月16日集体活动接待小组。需要注意的是,在小组分类中要注明小组组长、成员、小组职责及活动当天成员到所时间,确保场内、场外活动能够同时、有序的开展下去。

在活动策划前期可能还需要考虑为活动来宾定制礼物,在定制礼物时可以按照性别进行礼品专属化,也可以根据活动主题来定制属于活动有意义的、特殊的礼物。在“同学会”活动中为了给大家留个纪念,所以我们也定制了专属“同学会”的文化衫(如下图)。

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筹备律所活动,需要注意什么

活动一旦开始运作再想停止或重来是几乎不可能的,这时活动也许会按计划安排顺顺利利进行下去,也可能会因为一些意外因素导致前期准备工作需进行大幅度调整,虽然后者是大家都不希望遇到的,不过它发生的几率也是蛮大的。

所以作为活动策划者,要随时做好最坏的打算,一定要留一手, 做好第二方案的准备。在“同学会”活动进行中,我们也经历了一些困难。比如在选周边旅游景点的时候,天河潭景区遭遇强暴雨不得不封园,我们得临时更改旅游景点(包括更改协调景点内的项目、用餐、用车、导游等事项);“同学会”活动当天正值天气炎热的周末,室内没有空调,我们只能将电风扇布满所内各个角落;又比如活动当天竟巧遇贵阳国际马拉松比赛,律所周边路段交通管制,嘉宾们只能从酒店步行到律所......虽然出现了这么多的困难和考验,但正因为有这么多的“不期而遇”,才让这次活动变得更加特别与赖人回味。

在活动策划中还要谨记墨菲法则,越是有可能出差错的地方往往就一定会出错,不要怀着侥幸心理,要将“细节决定成败”当做处理工作时的座右铭。活动随时都在发生变化和更改,作为策划者

首先要做到动手,将整个活动以及关于活动的所有人信息都要记录下来,包括已经确认的、需要再确认的、不确定的一切信息,随着活动的推进,随时要保持更新记录,以便于更好的掌握整个活动的进度。

其次要动脑,在活动准备环节时,最好将整个活动一次又一次地在大脑中进行预演,有过大脑的预演,才能更好地清除那些不完美,让策划的活动呈现得更好。

最后要动嘴——复盘。在我们的主观世界和客观世界之间有条沟,你掉进去了叫挫折,爬出来了叫成长。所以活动策划者在活动结束后一定要进行复盘总结,只有通过复盘你才可以认真地反思自己做错了什么、还应该做些什么,下次要怎么做才能避免再次掉到沟里。只有通过复盘时的查缺补漏,才能让人更快的成长进步。

借用著名电视节目主持人杨澜曾经说过一句话:“你可以不成功,但你不可以不成长。”律所活动的策划者们,你参与策划过的某一场活动成功或失败,结果已经不再重要,最关键的是一定要能够从中收获成长。

以上是我在君跃所筹备活动中摸索出来的一点浅见,是分享也是对自己的复盘,还请各位不吝指正。



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